[学院标准]山东理工职业学院档案业务建设规范

为了加强我院档案业务建设,做到门类齐全,结构合理,管理科学,有效服务,必须实行目标管理,使档案工作各环节规范化,提高管理水平,更有效地保护及利用档案,为学院和社会服务。根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和国家教委《普通高等学院档案管理办法》、《高等学院档案工作规范》等法律法规和规章,结合我院实际情况,特制定本规范。

一 、学院档案工作的基本原则

1.学院在教学、科研、党政管理和其他各项活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料、均属我院档案。

2.学院档案工作是办好学院的重要基础工作之一,也是衡量我院教育质量和管理水平的一个重要标志,档案工作是学院评估的重要内容之一。

3.全院档案必须实行集中统一管理,确保完善、准确、系统和安全,便于开发利用。

4.全院应严格实行部门立卷归档制度,逐步做到“三纳入”、“四同步”:纳入学院计划和规划,纳入管理制度,纳入有关人员的职责范围;在布置、检查、总结、验收各项工作的同时,布置、检查、总结、验收档案工作。

5.学院应有一位校领导分管档案工作,各学院、部、处、室要有一位负责人分管本单位的档案工作,并确定适当的专(兼)职档案干部具体承办。

6.要把档案工作列入学院计划,在人员、经费、库房、设备各方面给予保证。

7.学院档案工作要努力从经验管理转向科学管理,逐步采用先进技术,大力开发档案信息资源,满足学院为教学、科研和学院管理服务的需要。

二、各级领导岗位职责

1.分管档案工作的校领导职责

(1)作为全院档案工作的领导人,要把档案工作纳入学院的整体发展规划,并列入学院议事日程,督促分管部门按上级要求和校档案工作需要做好应做的工作。

(2)认真宣传、贯彻执行《档案法》和上级关于档案工作的各项方针政策。

(3)关心综合档案室以及全院档案工作的建设与发展,及时解决工作中的重大问题和困难,从人力、财力、物力上给予支持,逐步改善工作条件,使档案工作与学院的各项工作协调发展。

2.分管档案工作的各级(含直属科室)部门领导职责

(1)组织本单位人员学习档案法规,执行学院档案工作规章制度,把档案工作纳入本单位的议事日程,每季度或每学期研究一次档案工作。

(2)与校综合档案室加强联系,共同做好业务监督、指导、检查工作,保证归档档案的质量。

(3)做好文秘工作人员和专(兼)职档案人员的工作,提出具体要求并帮助他们解决工作中的实际困难。

3.校综合档案室负责人职责

(1)负责制定档案工作计划、规划、进行学期、年度的本室工作总结,拟制(修订)业务工作的各项规章制度,并认真地组织实施,督促、指导、检查各文书处理部门做好档案工作。

(2)对本室人员进行合理分工,随时掌握工作情况,按计划完成任务。

(3)组织全室人员参加政治和业务学习,组织文书处理部门专(兼)职人员的业务培训。

(4)负责接待、处理有关单位和个人的事务、事涵、负责档案业务工作、行政工作的对外联系。

(5)调查了解本校档案工作情况,并就全院档案的改革等有关问题,提出意识和建议。

(6)负责全院档案工作统计年报工作。

(7)做好领导交办的其他工作。

三、综合档案室工作任务

1.贯彻执行国家关于档案工作的政策法规,规划全院档案工作。

2.制订全院档案工作规章制度,监督、指导、检查执行情况。

3.负责收集、征集、整理、分类、保管、统计全院各类档案及有关资料。

4.开展档案的利用工作。

5.参加信息工作的整体化建设,负责编辑档案参考资料,编制检索工具,积极开发档案信息资源。

6.参加档案工作协作、学术研究和交流活动。

7.培训全院专(兼)职档案工作人员。

8.开展档案宣传工作和利用者教育活动。

9.完成学院领导交办的其他任务。

四、档案工作制度建设

1.综合性的规章制度,包括各种综合性的实施办法,细则、规定。

2.立卷归档制度,包括校内各部门立卷要求,各种门类和载体的档案归档范围、归档时间和归档办法。

3.档案保管制度,包括档案的安全保护和库房、设备管理措施。

4.档案的保密、保卫制度,包括档案的保密、保卫措施和对档案人员的相应要求。

5.档案统计制度,包括统计时间、项目、内容、办法。

6.开放档案的利用制度,包括确定档案开放与控制使用的具体范围和开放档案的管理办法等。

7.未开放档案的利用制度,包括利用手续、方式、要求、批准权限和管理办法等。

8.档案的鉴定制度,包括鉴定范围、组织、办法、程序、手续等。

9.全院各部门及下属科室负责人、全体人员的档案岗位责任制度,包括目标、职责、权限、任务、考核、奖惩措施等。

五、专(兼)职档案干部素质要求

1.档案室和各部门应配备政治上可靠、具有高中以上(大部分应为大专以上)文化水平和一定专业知识、年龄结构合理、数量足够的专(兼)职档案干部。

2.专(兼)职档案干部要努力学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论,坚持四项基本原则和“三个代表”重要思想,执行党和国家方针政策,公正廉洁、严守党和国家机密。

3.专(兼)职档案干部要热爱档案专业,忠于职守、埋头苦干,全心全意为人民服务。

4.专(兼)职档案干部要认真学习档案专业知识,管理科学知识,还要学习自然科学、社会科学方面的知识,刻苦钻研业务,以保证工作的顺利进行。

5.各级领导应为专(兼)职档案干部提高政治、业务素质和经济待遇创造条件,关心他们的思想、工作、生活。档案干部应相对稳定,一般不要轻易调离档案部门。

六、档案的收集

1.收集范围

(1)学院在教学、科研、管理各项活动中直接形成的对学院和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体的文件材料:

①《高等学院档案实体分类法》规定应归档的党群,行政、教学、科研、产品生产和科技开发、基本建设、仪器设备、出版、外事、财会十大类文件材料;

②反映学院工作和活动的有保存价值的声像载体材料;

③征集国内外与学院有关的各种具有保存价值的其他材料;

④校内个人在其非职务活动中形成的文件材料,可按征集、代管、捐赠的方式处理。

(2)并入学院的单位的档案。

(3)上级决定由校综合档案室保管的撤消的单位的档案。

2.立卷归档分工

(1)部门、课题组立卷归档是我院档案工作的基本制度和基础,各部门必须分工明确,协同配合。

(2)学院分管某个方面工作的校领导,各部门分管档案工作的负责人,都应把涉及相应的范围的档案工作列入自己的职责范围,督促有关部门、有关人员认真做好工作。

(3)全院性、综合性的由党委办公室、校长办公室负责立卷归档。其余按职能部门分工负责相应门类的立卷归档。

(4)立卷归档涉及多个部门的大类,由一个或几个主要职能部门归口,其他部门可向它们集中或靠拢。

3.案卷的质量要求

(1)各门类档案的质量要求,总的是:遵循文件材料的形成规律,保持彼此之间的有关联系,区别不同价值,便于保管和利用。

(2)卷内文件材料必须准确反映我院教学、科研和管理活动的真实内容,手续完备,制作和书写材料利于长期保存。

(3)管理内容的档案按问题、时间或重要程度排列,要注意密不可分的材料排列顺序;批复在前、请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;定稿在前,历次重要讨论稿在后;结论性材料在前,依据性材料在后。

(4)专题性、成套性档案(含教学、科研、产品与科技开发、基建、设备、出版档案)按阶段、结构、部件等分别组卷。具体请参阅各工作规范。

(5)在充分照顾前述原则和不影响文件的有机联系情况下,同一内容的卷内文件可按永久、长期、短期先后排列。

确定文件材料的保存价值,要根据学院工作需要和为国家积累历史文件财富的需要,准确进行判断:凡反映学院主要职能活动和基本历史面貌,对本校、国家建设、历史研究有长远利用价值的,列为永久保管;凡反映学院一般工作活动,在长期内对学院和社会有查考利用价值的,列为长期保管;凡在较短时间内对学院工作有查考价值的,列为短期保管。

对上级发来的文电,除少数直接针对本校,并要执行的重要文件,应永久保管外,其余多数为长期、短期保管。具体内容详见归档范围和保管期限表。

(6)卷内文件要求文字材料在前、图样在后。图样按目录或图号排列,配套的特殊载体的文字材料按有关规定整理。

(7)立卷视文件材料数量的多寡进行。当同一问题的文件多时,可采用硬卷皮成卷或单份装订,一般不超过200页;当问题前一,文件较少,又不便一起归类时,可立薄卷。

(8)卷内文件材料按顺序排好后,装订的案卷无论单面或双面,只要是书写的文件材料,均应依次在非装订线一侧下角编页号;不装订的案卷,应在卷内每份文件材料右上方加盖有单位名称、档号、件号的戳记,并逐项填写。

(9)每个案卷必须按规定格式逐件填写卷内目录,对文件材料原有题名不要随意更改或简化,若原有题名无实质内容或无题名的,重要新拟定并在前后加〔〕。没有责任者、年、月、日的文件,要考证清楚,及时补上。会议记录应概括出主要内容。声像材料应按规定内容标出与纸质载体、不同声像载体之间的参见号。

(10)卷内文件材料情况说明,应填在备考表内。若无说明,也应将立卷人、检查人姓名、时间写上。检查人应是立卷单位负责人。

(11)案卷题名应简明确切,体式一致。一般包括主要责任者、内容、名称(文种)等。部门案卷题名可以是项目的名称代字、代号及其组件、部件、阶段的代号和名称。一般写在卷面,不超过50字。

(12)要去掉卷内文件上的金属物,托裱破损文件,字迹稍模糊的应复制与原件放在一起。装订用三孔一线,不装订的案卷,应按标准用细线逐件装订。

(13)除有特殊要求的外,档案的案卷格式和各种表格、卡片的内容、规格、用纸应统一。卷皮一般用250克以上较厚实的牛皮纸制成的全封闭式,规格为300毫米×220毫米,厚度一般为10、15、20、30、40、50、60毫米;表格用纸为260毫米×185毫米,卡片为125毫米×75毫米,用70克以上的白色书写纸。某些特殊规格以国家制定的有关标准为准。

4.归档时间和手续

(1)党政部门和能按年度归档的部门在次年六月底以前归档。

(2)教学部门和能按教学年度归档的部门应在次年寒假前归档。

(3)科研、基建项目和专题性、成套性档案,在项目完成通过鉴定验收后两个月内归档。

(4)随时接收上级规定应接收的档案。

(5)接收档案成长须履行手续,填写移交清册,一式二份,写明案卷标题,卷内文件页数,案卷数量,移交时间,交接双方要签名盖章。

七、档案的整理

1.我院档案按一个全宗整理,所有档案不能分散,不同类别的档案不能混杂。不因山东师范学院聊城分院的名称改为聊城师范学院而改变全宗,也不因聊城师范学院更名为山东理工职业学院而改变全宗。并入我院的各单位,合校前各自构成独立的全宗,合校后形成的档案为我院档案全宗的组成部分。

2.档案的分类、编号、排架

(1)档案分类编号是在文件收集齐全的基础上,按一定原则和属性逐卷分别归类编号。有检索分类号和实体分类号(档号)。

(2)检索分类是按专题、类别、系统提示档案内容,属大范围组织检索工具的分类,其编号按《中国档案分类法——教育档案分类表》确定。

(3)实体分类是以全宗为单位按档案产生的领域范畴,结合记述的内容性质,对库存档案整理、编号,排架组织馆藏。我院档案实体分类按《山东理工职业学院档案实体分类方案》进行。

(4)档案实体按档号顺序排架。档号一般是各类档案的最下位类目顺序编码。年度为自然年度或教学年度,按各类规范要求确定。

(5)档案分类、编号、排架,一经确定,不可随意变动。

3.档案检索工具的编制

(1)案卷目录应根据不同门类档案的具体情况分年度编制,做到不出现重复的档号。

(2)从实际出发逐步编制配套的其他检索和参考工具:档案室指南、全宗介绍、分类目录、全引目录、专题目录和文件字号索引,有条件的还应按《档案著录规则》要求编制人物卡片、著录卡片及资料目录。

八、档案的计算机管理

1.档案部门应纳入学院自动化信息管理网络,积极开发和利用国家教委推荐的、与本规范配套的计算机档案管理系统,提高开发利用档案信息资源的能力。

2.计算机档案管理系统应用软件的配置环境、机种选型要和本单位自动化信息管理网络相一致。最好尽可能选用容量较大、档次较高的计算机,软件编程语言为关系型数据库系统,输出设备为较为先进的打字机。以保证档案科学管理的需要和高校教育管理信息系统联网要求。

九、档案的保管

1.库房要求

(1)新建的库房基本符合国家档案局、建设部发布的《档案馆库房建筑设计规范》,对于原有不合格库房,应按该规范要求逐步改造。

(2)库房应有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光、防水淹等设施和措施。

(3)库房标准温度尽量控制在14℃-24℃,相对湿度45%-60%。

2.档案部门应纳入学院自动化管理系统,根据工作需要逐步设置计算机、复印机、照像(翻拍)机、录像机、去湿机、空调机、吸尘器等。

3.案卷入库时应检查帐、卡、物是否相符。以全宗为单位,按不同类、载体、依档号顺序排列。

4.案卷应依档号顺序排放,库房框架应编顺序号,各柜、各库和综合档案室均应有档案资料存放标志图、示意图。

5.档案部门应对档案的安全定期组织检查,记录在案。发现差别题,及时解决。对破损、褪变档案要及时修补复制。

6.声像载体档案的保管,按声像档案工作规范执行。

十、档案的鉴定和统计

1.档案部门要按规定进行鉴定

(1)档案部门应根据本规范并结合国家有关保管期限原则规定,对已满期的档案进行鉴定。

(2)在分管校长和校办主任领导下,档案室和有关部门组成鉴定小组,采用直接鉴定方法,以一个年度和一个项目的成套档案材料为基础,按照分工,个人初鉴,集体审查,对到期的档案,提高销毁或延长保管期的意见,登记造册经分管校长和校办主任批准后,方可存毁。

(3)销毁档案时必须有两人监销,并在销毁清册上签字。

2.档案部门要确定专人负责统计。

(1)建立健全统计台帐,掌握档案的收进、整理、利用、移出、销毁和室内各种情况数据、按省、市档案部门和校主管部门的要求及时报送各种报表。

(2)按上级主管部门和学院要求进行定期的综合或专项统计分析。

(3)对统计数字进行综合分析,找出存在的问题,提出改进措施、建议,报告学院领导。

十一、档案开发利用

1.档案室人员要熟悉馆藏,主动提供利用,起好领导和有关部门的助手和参谋作用。

(1)要充分发挥学院优势,加强内外信息的综合开发利用,发挥档案的信息功能,定期跟踪服务,提高其社会效益和经济效益。

(2)室内应有检索、阅览室和复制设备,为利用者提供方便。

2.珍贵档案应以复制件或缩微片代替原件提供利用。

3.单位或个人需利用档案时应持单位介绍信,经室主任或校办主任同意后,方可查阅。查阅科技档案要经形成主管部、处、室、学院领导批准方可查阅。涉及重大问题和机密的,还要报请校领导批准。专利成果档案的利用按《中华人民共和国专利法》的规定执行。

4.利用手续

(1)凡利用室藏档案,均应按本室规定办理利用手续,填写《档案借阅登记簿》,对校外单位和有关人员还应照国家规定收费。

(2)利用结束后,利用者应如实填写《档案利用效果登记表》,留备存查。

(3)对借出档案,档案室要定期催还,发现损坏或丢失,应写出书面报告,根据不同情况,报学院按规定严肃处理。

十二、档案的编研和学术研究

1.综合档案室应加强编研工作,对档案资料进行研究整理,编辑出版。参加学院信息网络整体建设和校内外编史修志,编写或配合有关部门编写重要参考资料。

(1)编研的重要参考资料包括:学院沿革表;历任校、学院领导(含副职)职务名称及任免;学院各种基础数据汇编;年鉴、学院大事记(可与党办、校办合编);重要档案史料汇编;重要专题档案汇编(如学生运动、规章制度、科研成果、重要教材、基建工程、大型设备等);重要会议简介等等。

(2)档案室对编纂的各种汇编要注意把关,保证质量。必要时应报有关部门或分院领导审查。

2.综合档案室要管好学院(校史)陈列室,加强与图书馆、文物室的联系,根据学院和社会需要,经校长批准,在适当时候通过展览和新闻媒介公布一定数量的档案资料。

3.档案室应认真组织本单位学术理论研究,参加本系统、本地区的档案协会(学会、研究会)活动,并起重要作用。