为了加强我院档案业务建设，做到门类齐全，结构合理，管理科学，有效服务，必须实行目标管理，使档案工作各环节规范化，提高管理水平，更有效地保护及利用档案，为学院和社会服务。根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和国家教委《普通高等学院档案管理办法》、《高等学院档案工作规范》等法律法规和规章，结合我院实际情况，特制定本规范。
一 、学院档案工作的基本原则
1.学院在教学、科研、党政管理和其他各项活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料、均属我院档案。
2.学院档案工作是办好学院的重要基础工作之一，也是衡量我院教育质量和管理水平的一个重要标志，档案工作是学院评估的重要内容之一。
3.全院档案必须实行集中统一管理，确保完善、准确、系统和安全，便于开发利用。
4．全院应严格实行部门立卷归档制度，逐步做到“三纳入”、“四同步”：纳入学院计划和规划，纳入管理制度，纳入有关人员的职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。
5.学院应有一位校领导分管档案工作，各学院、部、处、室要有一位负责人分管本单位的档案工作，并确定适当的专（兼）职档案干部具体承办。
6.要把档案工作列入学院计划，在人员、经费、库房、设备各方面给予保证。
7.学院档案工作要努力从经验管理转向科学管理，逐步采用先进技术，大力开发档案信息资源，满足学院为教学、科研和学院管理服务的需要。
二、各级领导岗位职责
1.分管档案工作的校领导职责
（1）作为全院档案工作的领导人，要把档案工作纳入学院的整体发展规划，并列入学院议事日程，督促分管部门按上级要求和校档案工作需要做好应做的工作。
（2）认真宣传、贯彻执行《档案法》和上级关于档案工作的各项方针政策。
（3）关心综合档案室以及全院档案工作的建设与发展，及时解决工作中的重大问题和困难，从人力、财力、物力上给予支持，逐步改善工作条件，使档案工作与学院的各项工作协调发展。
2.分管档案工作的各级（含直属科室）部门领导职责
（1）组织本单位人员学习档案法规，执行学院档案工作规章制度，把档案工作纳入本单位的议事日程，每季度或每学期研究一次档案工作。
（2）与校综合档案室加强联系，共同做好业务监督、指导、检查工作，保证归档档案的质量。
（3）做好文秘工作人员和专（兼）职档案人员的工作，提出具体要求并帮助他们解决工作中的实际困难。
3.校综合档案室负责人职责
（1）负责制定档案工作计划、规划、进行学期、年度的本室工作总结，拟制（修订）业务工作的各项规章制度，并认真地组织实施，督促、指导、检查各文书处理部门做好档案工作。
（2）对本室人员进行合理分工，随时掌握工作情况，按计划完成任务。
（3）组织全室人员参加政治和业务学习，组织文书处理部门专（兼）职人员的业务培训。
（4）负责接待、处理有关单位和个人的事务、事涵、负责档案业务工作、行政工作的对外联系。
（5）调查了解本校档案工作情况，并就全院档案的改革等有关问题，提出意识和建议。
（6）负责全院档案工作统计年报工作。
（7）做好领导交办的其他工作。
三、综合档案室工作任务
1.贯彻执行国家关于档案工作的政策法规，规划全院档案工作。
2.制订全院档案工作规章制度，监督、指导、检查执行情况。
3.负责收集、征集、整理、分类、保管、统计全院各类档案及有关资料。
4.开展档案的利用工作。
5.参加信息工作的整体化建设，负责编辑档案参考资料，编制检索工具，积极开发档案信息资源。
6.参加档案工作协作、学术研究和交流活动。
7.培训全院专（兼）职档案工作人员。
8.开展档案宣传工作和利用者教育活动。
9.完成学院领导交办的其他任务。
四、档案工作制度建设
1．综合性的规章制度，包括各种综合性的实施办法，细则、规定。
2．立卷归档制度，包括校内各部门立卷要求，各种门类和载体的档案归档范围、归档时间和归档办法。
3.档案保管制度，包括档案的安全保护和库房、设备管理措施。
4.档案的保密、保卫制度，包括档案的保密、保卫措施和对档案人员的相应要求。
5.档案统计制度，包括统计时间、项目、内容、办法。
6.开放档案的利用制度，包括确定档案开放与控制使用的具体范围和开放档案的管理办法等。
7.未开放档案的利用制度，包括利用手续、方式、要求、批准权限和管理办法等。
8.档案的鉴定制度，包括鉴定范围、组织、办法、程序、手续等。
9.全院各部门及下属科室负责人、全体人员的档案岗位责任制度，包括目标、职责、权限、任务、考核、奖惩措施等。
五、专（兼）职档案干部素质要求
1.档案室和各部门应配备政治上可靠、具有高中以上（大部分应为大专以上）文化水平和一定专业知识、年龄结构合理、数量足够的专（兼）职档案干部。
2.专（兼）职档案干部要努力学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论，坚持四项基本原则和“三个代表”重要思想，执行党和国家方针政策，公正廉洁、严守党和国家机密。
3.专（兼）职档案干部要热爱档案专业，忠于职守、埋头苦干，全心全意为人民服务。
4.专（兼）职档案干部要认真学习档案专业知识，管理科学知识，还要学习自然科学、社会科学方面的知识，刻苦钻研业务，以保证工作的顺利进行。
5．各级领导应为专（兼）职档案干部提高政治、业务素质和经济待遇创造条件，关心他们的思想、工作、生活。档案干部应相对稳定，一般不要轻易调离档案部门。
六、档案的收集
1．收集范围
（1）学院在教学、科研、管理各项活动中直接形成的对学院和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体的文件材料：
①《高等学院档案实体分类法》规定应归档的党群，行政、教学、科研、产品生产和科技开发、基本建设、仪器设备、出版、外事、财会十大类文件材料；
②反映学院工作和活动的有保存价值的声像载体材料；
③征集国内外与学院有关的各种具有保存价值的其他材料；
④校内个人在其非职务活动中形成的文件材料，可按征集、代管、捐赠的方式处理。
（2）并入学院的单位的档案。
（3）上级决定由校综合档案室保管的撤消的单位的档案。
2.立卷归档分工
（1）部门、课题组立卷归档是我院档案工作的基本制度和基础，各部门必须分工明确，协同配合。
（2）学院分管某个方面工作的校领导，各部门分管档案工作的负责人，都应把涉及相应的范围的档案工作列入自己的职责范围，督促有关部门、有关人员认真做好工作。
（3）全院性、综合性的由党委办公室、校长办公室负责立卷归档。其余按职能部门分工负责相应门类的立卷归档。
（4）立卷归档涉及多个部门的大类，由一个或几个主要职能部门归口，其他部门可向它们集中或靠拢。
3.案卷的质量要求
（1）各门类档案的质量要求，总的是：遵循文件材料的形成规律，保持彼此之间的有关联系，区别不同价值，便于保管和利用。
（2）卷内文件材料必须准确反映我院教学、科研和管理活动的真实内容，手续完备，制作和书写材料利于长期保存。
（3）管理内容的档案按问题、时间或重要程度排列，要注意密不可分的材料排列顺序；批复在前、请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；定稿在前，历次重要讨论稿在后；结论性材料在前，依据性材料在后。
（4）专题性、成套性档案（含教学、科研、产品与科技开发、基建、设备、出版档案）按阶段、结构、部件等分别组卷。具体请参阅各工作规范。
（5）在充分照顾前述原则和不影响文件的有机联系情况下，同一内容的卷内文件可按永久、长期、短期先后排列。
确定文件材料的保存价值，要根据学院工作需要和为国家积累历史文件财富的需要，准确进行判断：凡反映学院主要职能活动和基本历史面貌，对本校、国家建设、历史研究有长远利用价值的，列为永久保管；凡反映学院一般工作活动，在长期内对学院和社会有查考利用价值的，列为长期保管；凡在较短时间内对学院工作有查考价值的，列为短期保管。
对上级发来的文电，除少数直接针对本校，并要执行的重要文件，应永久保管外，其余多数为长期、短期保管。具体内容详见归档范围和保管期限表。
（6）卷内文件要求文字材料在前、图样在后。图样按目录或图号排列，配套的特殊载体的文字材料按有关规定整理。
（7）立卷视文件材料数量的多寡进行。当同一问题的文件多时，可采用硬卷皮成卷或单份装订，一般不超过200页；当问题前一，文件较少，又不便一起归类时，可立薄卷。
（8）卷内文件材料按顺序排好后，装订的案卷无论单面或双面，只要是书写的文件材料，均应依次在非装订线一侧下角编页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料右上方加盖有单位名称、档号、件号的戳记，并逐项填写。
（9）每个案卷必须按规定格式逐件填写卷内目录，对文件材料原有题名不要随意更改或简化，若原有题名无实质内容或无题名的，重要新拟定并在前后加〔〕。没有责任者、年、月、日的文件，要考证清楚，及时补上。会议记录应概括出主要内容。声像材料应按规定内容标出与纸质载体、不同声像载体之间的参见号。
（10）卷内文件材料情况说明，应填在备考表内。若无说明，也应将立卷人、检查人姓名、时间写上。检查人应是立卷单位负责人。
（11）案卷题名应简明确切，体式一致。一般包括主要责任者、内容、名称（文种）等。部门案卷题名可以是项目的名称代字、代号及其组件、部件、阶段的代号和名称。一般写在卷面，不超过50字。
（12）要去掉卷内文件上的金属物，托裱破损文件，字迹稍模糊的应复制与原件放在一起。装订用三孔一线，不装订的案卷，应按标准用细线逐件装订。
（13）除有特殊要求的外，档案的案卷格式和各种表格、卡片的内容、规格、用纸应统一。卷皮一般用250克以上较厚实的牛皮纸制成的全封闭式，规格为300毫米×220毫米，厚度一般为10、15、20、30、40、50、60毫米；表格用纸为260毫米×185毫米，卡片为125毫米×75毫米，用70克以上的白色书写纸。某些特殊规格以国家制定的有关标准为准。
4.归档时间和手续
（1）党政部门和能按年度归档的部门在次年六月底以前归档。
（2）教学部门和能按教学年度归档的部门应在次年寒假前归档。
（3）科研、基建项目和专题性、成套性档案，在项目完成通过鉴定验收后两个月内归档。
（4）随时接收上级规定应接收的档案。
（5）接收档案成长须履行手续，填写移交清册，一式二份，写明案卷标题，卷内文件页数，案卷数量，移交时间，交接双方要签名盖章。
七、档案的整理
1.我院档案按一个全宗整理，所有档案不能分散，不同类别的档案不能混杂。不因山东师范学院聊城分院的名称改为聊城师范学院而改变全宗，也不因聊城师范学院更名为山东理工职业学院而改变全宗。并入我院的各单位，合校前各自构成独立的全宗，合校后形成的档案为我院档案全宗的组成部分。
2．档案的分类、编号、排架
（1）档案分类编号是在文件收集齐全的基础上，按一定原则和属性逐卷分别归类编号。有检索分类号和实体分类号（档号）。
（2）检索分类是按专题、类别、系统提示档案内容，属大范围组织检索工具的分类，其编号按《中国档案分类法——教育档案分类表》确定。
（3）实体分类是以全宗为单位按档案产生的领域范畴，结合记述的内容性质，对库存档案整理、编号，排架组织馆藏。我院档案实体分类按《山东理工职业学院档案实体分类方案》进行。
（4）档案实体按档号顺序排架。档号一般是各类档案的最下位类目顺序编码。年度为自然年度或教学年度，按各类规范要求确定。
（5）档案分类、编号、排架，一经确定，不可随意变动。
3.档案检索工具的编制
（1）案卷目录应根据不同门类档案的具体情况分年度编制，做到不出现重复的档号。
（2）从实际出发逐步编制配套的其他检索和参考工具：档案室指南、全宗介绍、分类目录、全引目录、专题目录和文件字号索引，有条件的还应按《档案著录规则》要求编制人物卡片、著录卡片及资料目录。
八、档案的计算机管理
1.档案部门应纳入学院自动化信息管理网络，积极开发和利用国家教委推荐的、与本规范配套的计算机档案管理系统，提高开发利用档案信息资源的能力。
2.计算机档案管理系统应用软件的配置环境、机种选型要和本单位自动化信息管理网络相一致。最好尽可能选用容量较大、档次较高的计算机，软件编程语言为关系型数据库系统，输出设备为较为先进的打字机。以保证档案科学管理的需要和高校教育管理信息系统联网要求。
九、档案的保管
1.库房要求
（1）新建的库房基本符合国家档案局、建设部发布的《档案馆库房建筑设计规范》，对于原有不合格库房，应按该规范要求逐步改造。
（2）库房应有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光、防水淹等设施和措施。
（3）库房标准温度尽量控制在14℃-24℃,相对湿度45%-60%。
2.档案部门应纳入学院自动化管理系统，根据工作需要逐步设置计算机、复印机、照像（翻拍）机、录像机、去湿机、空调机、吸尘器等。
3.案卷入库时应检查帐、卡、物是否相符。以全宗为单位，按不同类、载体、依档号顺序排列。
4．案卷应依档号顺序排放，库房框架应编顺序号，各柜、各库和综合档案室均应有档案资料存放标志图、示意图。
5.档案部门应对档案的安全定期组织检查，记录在案。发现差别题，及时解决。对破损、褪变档案要及时修补复制。
6.声像载体档案的保管，按声像档案工作规范执行。
十、档案的鉴定和统计
1.档案部门要按规定进行鉴定
（1）档案部门应根据本规范并结合国家有关保管期限原则规定，对已满期的档案进行鉴定。
（2）在分管校长和校办主任领导下，档案室和有关部门组成鉴定小组，采用直接鉴定方法，以一个年度和一个项目的成套档案材料为基础，按照分工，个人初鉴，集体审查，对到期的档案，提高销毁或延长保管期的意见，登记造册经分管校长和校办主任批准后，方可存毁。
（3）销毁档案时必须有两人监销，并在销毁清册上签字。
2.档案部门要确定专人负责统计。
（1）建立健全统计台帐，掌握档案的收进、整理、利用、移出、销毁和室内各种情况数据、按省、市档案部门和校主管部门的要求及时报送各种报表。
（2）按上级主管部门和学院要求进行定期的综合或专项统计分析。
（3）对统计数字进行综合分析，找出存在的问题，提出改进措施、建议，报告学院领导。
十一、档案开发利用
1.档案室人员要熟悉馆藏，主动提供利用，起好领导和有关部门的助手和参谋作用。
（1）要充分发挥学院优势，加强内外信息的综合开发利用，发挥档案的信息功能，定期跟踪服务，提高其社会效益和经济效益。
（2）室内应有检索、阅览室和复制设备，为利用者提供方便。
2.珍贵档案应以复制件或缩微片代替原件提供利用。
3.单位或个人需利用档案时应持单位介绍信，经室主任或校办主任同意后，方可查阅。查阅科技档案要经形成主管部、处、室、学院领导批准方可查阅。涉及重大问题和机密的，还要报请校领导批准。专利成果档案的利用按《中华人民共和国专利法》的规定执行。
4.利用手续
（1）凡利用室藏档案，均应按本室规定办理利用手续，填写《档案借阅登记簿》，对校外单位和有关人员还应照国家规定收费。
（2）利用结束后，利用者应如实填写《档案利用效果登记表》，留备存查。
（3）对借出档案，档案室要定期催还，发现损坏或丢失，应写出书面报告，根据不同情况，报学院按规定严肃处理。
十二、档案的编研和学术研究
1.综合档案室应加强编研工作，对档案资料进行研究整理，编辑出版。参加学院信息网络整体建设和校内外编史修志，编写或配合有关部门编写重要参考资料。
（1）编研的重要参考资料包括：学院沿革表；历任校、学院领导（含副职）职务名称及任免；学院各种基础数据汇编；年鉴、学院大事记（可与党办、校办合编）；重要档案史料汇编；重要专题档案汇编（如学生运动、规章制度、科研成果、重要教材、基建工程、大型设备等）；重要会议简介等等。
（2）档案室对编纂的各种汇编要注意把关，保证质量。必要时应报有关部门或分院领导审查。
2.综合档案室要管好学院（校史）陈列室，加强与图书馆、文物室的联系，根据学院和社会需要，经校长批准，在适当时候通过展览和新闻媒介公布一定数量的档案资料。
3.档案室应认真组织本单位学术理论研究，参加本系统、本地区的档案协会（学会、研究会）活动，并起重要作用。
