根据《中华人民共和国档案法》、《归档文件整理规范》的要求，各归档单位在向档案部门移交档案前必须完成归档文件整理工作，实行部门归档文件整理制度。为了进一步做好我院部门归档文件整理工作，特制定本规范。

第一条 学院部门归档文件整理工作是指各归档单位将本年度内办理完毕需要继续保存的文件材料按照“整理”的方法和要求归档，定期移交给学院档案室的工作。

第二条 各单位要根据学院档案室下发的学院各类文件材料的归档范围，并按照文件材料产生的规律和特点，在学院档案室的具体指导下，由专（兼）职档案人员进行归档文件整理工作。

第三条 院内个人在其非职务活动中形成的文件材料，可以按征集、代管、捐赠的方式进行处理，可由本人在档案部门的指导下整理，也可由学院档案室在本人配合下整理。

第四条 兼职档案员应依据本单位的文件材料形成的规律和特点、归档范围，设置整理类目、条款，将已经办理完毕的文件材料随时归档，保证归档文件的齐全完整。

第五条 归档文件整理的分工

（一）全院性、综合性的文件材料由学院办公室和组织人事处负责整理归档。其余按业务分工负责相应门类档案的整理归档。

（二）归档文件整理工作涉及多个部门的大类，由一个或几个主要职能部门归口负责，其它部门配合进行。

（三）科研档案由科研课题组设专人负责文件材料的收集、整理和归档。

（四）声像档案由承办个人负责整理，随办随归，并向学院档案室移交。

第六条 归档文件整理质量的要求

（一）各门类档案总的质量要求是：遵循文件材料形成的规律和特点，保持文件材料之间的历史联系，适当考虑和区分文件材料的不同保管价值，使归档文件便于保管与利用。

（二）归档文件材料必须准确反映学院教学、科研和管理活动的内容，手续完备，制作和书写材料利于长期保存。

（三）归档文件排列方法可分为两步：首先按事由原则将同一事由的文件按形成时间或重要程度或文件形成者或反映问题进行排列。第二步，将不同事由归档文件按形成时间或重要程度或按形成者或按承办者分别集中排列，重要程度即主要职能或重要活动形成文件在前，其他工作文件在后；综合性工作在前，具体业务工作在后。

（四）确定文件材料的保管价值，要根据学院工作需要和为国家积累历史文化财富的需要，准确进行判断。

1、凡反映学院主要职能活动和基本历史面貌，对学院、国家建设、历史研究有长远利用价值的，列为永久保管（50年以上）；

2、凡反映学院一般工作活动，在长时期内对学院和社会有查考利用价值的，列为长期保管（16-50年）；

3、凡在短时期内对学院工作有查考价值的，列为短期保管（15年以下）。

（五）上级发来的文电，除少数直接针对本院并要执行的重要文件应当永久保管外，其余多数为长期、短期保管。

（六）归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编目、装盒。

（七）盒内文件材料要求文字材料在前，图样在后。图样按目录或图号排列，配套的特殊载体文件材料按有关规定整理。

（八）盒内归档文件材料无论单面或双面，只要是书写的，应在每份文件材料右上方或左上方编页码、在归档文件首页左上端的空白位置加盖归档章、并逐项填写；

（九）每盒内文件必须按规定格式逐项填写归档文件目录，对文件材料原有题名不要随意更改或简化，若原有题名无实质内容或无题名，要重新拟定并在前后加［］。没有责任者、年、月、日的文件材料，要考证清楚，及时补上，会议记录题名的著录，在责任者和会议记录之间加“起止时间”；日期以8位阿拉伯数字标注年、月、日，月、日不足两位前加“0”。

（十）盒内文件情况说明应填在备考表内。若无说明，也应将整理人姓名、检查人姓名、归档文件整理完毕的日期写上。检查人应是负责检查归档文件整理质量的人。

（十一）要去除文件上的易锈蚀金属物，修裱破损文件，字迹模糊或易退变文件的应复制与原件放在一起，不是中文的文件材料应有翻译件附后。

（十二）超过规格的图纸、图表等文件材料应采用手风琴方式进行折叠。

（十三）不能使用复印件归档。

（十四）装盒要求：不同形成年度、不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒，应视文件的厚度选择厚度适宜的档案盒，只需按照排列的先后顺序依次装盒，一盒装满后，顺次入下一盒。

第七条 归档文件的分类

（一）党群、行政类档案及其余各类档案综合部分的分类

1、分类方法

保管期限—年度—机构分类法：即先将归档文件按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类，再在年度下面按机构分类。

2、需要注意的问题

年度划分：文件有多个时间特征。一份文件有多个时间特征，如成文、签发、批准、收发文日期等。分年度时，一般应以文件签发日期为准，对于计划、规划、总结、预决算、统计报表等一般应放在针对年里，也可放在其形成年度。

（二）专题性、成套性档案立卷方法

专题性、成套性档案（教学、科研、产品生产与科技开发、基建、设备、出版档案）按阶段、结构、部件等分别组卷。

（三）会计档案

财会档案中会计档案立卷按《会计档案管理办法》的有关规定执行。

第八条 归档文件整理工作程序

（一）初步归档文件整理

各部门要按照归档文件整理类目条款将需要归档的文件材料初步归档装盒。

（二）集中审理归档文件

由学院档案室负责进行审查，审查的主要内容如下：

1、文件是否收集齐全；

2、分类是否准确；

3、盒内文件排列是否合理；

（三）调整定盒

对不符合要求的归档文件，由学院档案室负责指导进行补充收集和调整，装盒。

（四）归档文件整理的编目和装订

调整定卷后由各部门兼职档案员负责填写归档文件目录、备考表，以件为单位装订，并打印归档文件目录一式7份（移交档案室5份、盒内目录1份、存业务部门1份备查），档案室提供统一档案装具。

（五）档案部门对归档文件的整理与编目

学院档案室统一填写归档文件盒封面、编制档号再入库保存。

第九条 归档的时间和手续

（一）学院党群、行政、教学、科研、财会、后勤服务等部门，应在次年五月底前将上一年度形成的文件材料归档。

（二）各教学部门和能按学年度归档的部门，应在毕业生离院后一个月内归档；

（三）科研、基建项目和专题性、成套性档案，在项目完成通过鉴定验收后两个月内归档；全院性重大活动，应在完成后的一个月内归档。

（四）移交和接收档案必须严格履行手续，填写移交清册，一式两份，盒内文件件数，移交时间，交接双方要签名盖章。

第十条 凡与本规范不一致的以本规范为主。本规范由学院档案室负责解释，落实本规范的责任部门为学院档案室。

第十一条 本规范自公布之日起执行。