依据《中华人民共和国档案法》、国家档案局《机关工作业务建设规范》及国家教委发布的《普通高等学院档案管理办法》、《高等学院档案工作规范》等有关法律、法律和规章，为了加强我院党群、行政类档案（以下简称党、政档案）工作的业务建设，逐步实现我院党、政档案工作的规范化，不断提高科学管理水平，有效地为学院工作和社会服务，并为考核党、政档案工作提供依据，特制定本规范。
1.凡是学院在党群、行政管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表和声像载体材料，均属党、政档案。
2.党、政档案必须集中统一管理，确保完整、系统、准确和安全，便于开发利用。
3.党、政文件应严格实行文书处理部门立卷归档制度。
4.党、政文件材料的归档工作应实行“三纳入”，即纳入学院各部、处、院、室、所的计划和规划，纳入管理制度，纳入管理人员的职责范围；做到“四同步”管理：布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收党、政档案工作。
5.学院各部、处、院、室、所要有一位负责人分管本单位的档案工作，并确定适当的专（兼）职档案人员，协同校综合档案室认真做好党、政档案的收集、整理、归档工作。
6.要努力实现党、政档案工作从手工管理向现代化管理的转变，逐步采用先进的管理技术手段，大力开发档案信息资源，最大限度地发挥党、政档案的作用。二、归档范围的确定
（1）归档的党、政文件材料必须对学院和社会当前与长远具有参考作用、凭证作用和研究价值。
（2）归档的党、政文件材料必须反映学院党政部门职能活动的全过程，保证完整、准确、系统。
（3）归档的党、政文件材料必须遵循其自然形成规律，保持彼此间的有机联系，照顾不同部门的不同特点。
（1）归档的主要内容包括党务、行政（教学、科研、基建、产品、设备、出版、外事、财会管理文件除外）、工会、团委四个系统的内容。具体范围见《山东理工职业学院党群类、行政类档案归档范围和保管期限表》。
（2）归档的重点以本校形成的不同载体、形式的文件材料为主，特别是全局性、综合性的文件材料。其次才是上级和其他单位发来的文、电及附件。上级来文中，应以针对学院的指令性、指导性文件为主。
（6）未经会议讨论，未经学院领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿，一般性文件的历次修改稿、铅印文件的各次校对稿（学院主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外）；
（7）从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料；
（8）无特殊保存价值的信封，一般性表态、询问一般性问题、提出一般性建设性意见的人民来信；
（9）学院内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等；
（10）本校负责人兼任外机关职务形成的与本校无关的文件材料；
（1）学院各院、部、处、室、馆、总支、系、所、社、中心、工会、团委和直属部门均为立卷单位，分工归口立卷。
（2）各立卷单位根据本单位历年文件材料形成规律，预计新的一年可能产生新的内容，参照《山东理工职业学院档案归档范围和保管期限表》编制案卷类目。
（3）每一个立卷归档单位的专职文书处理人员或兼职档案人员，在平时应严格按文书处理制度做好文件材料的收集工作，根据案卷类目分别归类。
文书处理部门立卷应按问题、时间、重要程度和文件材料的自然形成规律，保持其有机联系，适当照顾保存价值，分类组卷，以能准确、全面反映学院真实面貌和部门的主要职能活动，便于查找利用为原则。
①中共中央、国务院、省地、市党委、人民政府，国家教委以及国务院有关部、委下达的文、电材料，综合性的，由党办，院办立卷归档，专业性的或具体业务性的，由各承办单位立卷归档。
②以党委、学院名义的发文，由党办、校办分别立卷归档（一般应保存两份以上）。以部门名义的发文，由各部门立卷归档。所发文均应保存两份。
③党委和学院召开的代表大会、全委会、常委会、扩大会、办公会所形成的材料，由党办、校办分别立卷归档。职能部门以党委和学院名义召开的全院性专门会议、干部会议所形成的材料，由主办单位立卷归档。
④校内各单位向党委、学院的请示报告正文及相应的批复、批转的原件，由党办或校办立卷归档；请示报告的原稿及批转、批复的复制件，则由报文单位立卷归档。
⑤两个以上单位共同办理的文件，由主办单位立卷归档，非主办单位只保存复制本。
⑥各临时机构、撤销机构形成的材料，应于机构撤销前做好整理工作，移交校综合档案室保存，任何人不得带入其他单位。
按照归档时间要求由专（兼）职档案员按案卷类目将文件收齐归卷，并对文件进行调整检查，依照如下程序进行：
①检查案卷的文件成份。文件是否收集齐全完整，同时检查案卷有无不需要立卷归档的文件材料。
②检查案卷文件的联系。依照案卷类目纠正案卷之间文件归卷不统一，相互混淆重复或拆散文件联系的现象。
③检查案卷文件保存价值。察看各案卷中文件保存价值是否有差异，各部门之间是否大体一致。
④检查案卷文件数量。一般不超过200页。对同一问题文件数量多的，宜酌情适当分卷。问题单一、文件数量少者可组薄卷。
先将文件按其形成或针对的年度分开，一般文件归入文件形成年度；跨年度的请示与批复，归入批复年度；跨年度规划、计划，一般可归入文件内容针对的第一个年度；跨年度的总结、报告，归入文件内容针对的最后一个年度；跨年度的会议文件，一般可归入会议开幕的年度；跨年度的非诉讼案件材料，应归入结案年度；法规性文件归入公布或批准年度；按学年处理的文件归入专门年度。
立卷组合一般应以问题为主，兼顾其他特征，使之联系紧密。
会议文件，按会议的届次组合，根据文件的数量，可以一会一卷、一会数卷或数会一卷；
非诉讼案件材料，按立案问题或人头组合，可以一案一卷或一案数卷；
人民来信材料，可按信件作者，信件的处理形式或信件所反映的问题组合；
统计、报表、名册等文件，按照格式名称组合，根据文件的数量，可组成一卷或数卷；
学院管理和业务活动形成的业务文件、调研材料等，一般按单一问题组合；
批复、批示在前，请示、报告在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；
转发件在前，被转发件在后；非诉讼案件结论性材料在前，依据性材料在后；其它文件材料按时间顺序排列。
（7）对在装订线以外有字迹的文件材料或破损的文件材料，以及与本案文件材料不可分割的照片、小字条等，要进行加边、修补和裱糊；对较大的表格，要适当折叠；拆除文件材料上的金属物。
（8）成卷装订的卷内文件编页号，按件装订的卷内文件编件号。
卷内文件无论单面或双面只要有书写文字，均应一面编写一个页号；页号的位置在每面材料非装订线一侧的下角。
卷内文件应逐件加盖档号章；并填写档号章的各个项目，编制件号；档号章的位置在每件文件首页的右上角、卷内文件的件数、一般以每份文件单独计算为一件；请示与批复，来文与复文一般应分别计算件数；正本、定稿、历次修改稿应分别计算件数；正件与附件，按一件计算。
责任者：形成该文件的单位或对该文件负有责任的署名者。
题名：即文件标题，一般应照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题，外加“ []”号。
日期：文件的形成时间。填写时可省略“年、”“月”、“日”字，在表示年、月、日数的右下角加“.”号。
本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。案卷立好后发生或发现的问题由有关的档案管理人员填写并签名标注时间。
（11）拟写案卷标题。要求结构完整，一般应准确概括卷内文件主要责任者、内容、名称（文种）。除会议文件名，不得用“×××文件材料”；除一般函件外，不得用“×××来往文书”；除了非诉讼案件材料外，不得用“×××案件”。
文书立卷部门整理好案卷，综合档案室派人检查合格后填写移交目录，在次年六月份以前，双方履行签字盖章手续，办理移交，并各执一份存查。
（1）按《中国档案分类法—教育档案分类表》分类标引，给出检索分类号。
（2）根据学院党、政档案的内容特点和形成规律，编制用于档号的二级类目代号简表。
（3）党群（行政）类档案档号=年度号+党、政档案分类号+案卷号
（1）档案室对接收的案卷的卷脊档号栏书写档号，也可以贴上注有档号的标签。标签下沿的位置距案脊背底边40毫米处。
（3）依据GB3972.5-85《档案著录规则》，对每个案卷进行填写案卷级和文件级著录标引卡片，作为手工检索和计算机采集卡使用。
为了方便调阅档案，应编制全引目录、分类目录、专题目录、主题目录卡片作为检索工具。
（4）及时将著录数据存贮到计算机中，用计算机进行管理，并与学院信息系统联网。
（1）将案卷按档号顺序在档案柜内依次自上而下，从左到右竖立排放。
（2）与文件材料配套的特殊载体记录的党、政档案、按《声象载体档案工作规范》的有关条款处理。
（3）保管要求按《山东理工职业学院档案业务建设规范》有关规定执行。
按《山东理工职业学院档案业务建设规范》有关规定执行。
按《山东理工职业学院档案业务建设规范》有关规定执行。
（1）应设检索、阅览室，改善阅览条件并配置必要的复制设备，为利用者提供方便。
（2）健全借阅制度，规定借阅档案的审批权限、期限、数量、手续等事项。
（3）档案查、借、归还时，由利用者和档案部门共同进行清点检查，并在档案查阅或借阅登记簿上登记，借出档案要从严掌握，要定期催还，需续借者，应重新办理借阅手续，对无故逾期不还者，应停止其借阅。如发现档案损坏或丢失，根据有关规定，区别不同情况，严肃处理。
（4）对离校及离退休人员，在办理调离手续前，必须清还档案。
2.根据工作需要编制配套的检索工具和参考资料，档案室指南等。
3.对党、政档案进行加工汇编工作，编制全宗介绍、年鉴、学院大事记、组织机构沿革、基础数字汇编等。
4．学院档案部门应根据社会和学院需要，在适当时候通过展览和新闻媒介公布一定数据的档案资料。
5.珍贵的档案，应备有缩微或复制件，以代替档案原件提供利用
6．利用档案要建立审批制度。利用党政档案一般要校长办公室主任或党委办公室主任批准后。台港澳同胞及外国人利用党政档案要经有关校领导批准。
7.要结合本校管理工作现代化的进程，创造条件，逐步应用计算机进行档案资料的检索、汇编，提高开发利用档案的能力。
(1)组织全院性的宣传、贯彻执行《中华人民共和国档案法》和上级关于档案工作的各项方针政策的活动；
（2）加强对学院档案工作的领导，把档案工作纳入学院的整体发展规划，并列入学院议事日程，督促分管部门按上级和学院档案部门要求做好应做的工作。
（3）关心档案工作和档案室的建设与发展，从人力、财力、物力上给予支持，及时解决工作中的重大问题和困难，逐步改善工作条件，使档案工作与学院的各项工作协调发展。
2.分管档案工作的各部、院、处、系（含副处级）、所部门领导职责；
（1）组织本单位人员学习档案法规，执行学院档案工作规章制度，把档案工作纳入本单位的议事日程，每季度或每学期研究一次档案工作；
（2）加强与学院档案部门联系，共同做好业务监督、指导、检查工作，保证归档档案的质量；
（3）做好文秘工作人员和专（兼）职档案人员的工作，提出具体要求并帮助他们解决工作中的实际困难。
（1）坚持平时立卷，根据本部门（单位）不同种类文件材料形成的特征，制定其案卷类目，合理分类存放，便于利用和立卷归档；
（2）负责本部门（单位）文件材料的形成、积累、保管和整理立卷归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统；
（3）归档案卷做到组卷合理，编写页号准确，案卷目录填写清楚，案卷标题简明扼要；
（4）主动接受档案室的业务指导和督促检查，按规定时间向档案室归档；
（1）负责制定党、政档案的工作计划、规划、进行季、学期、年度的本室工作总结，拟制（修订）业务工作的各项规章制度，并认真地组织实施；
（2）对本室人员进行合理分工，随时掌握工作情况，按计划完成任务；
（3）组织本室人员参加政治和业务学习，组织文书处理部门专（兼）职人员的业务培训；
（4）负责接待、处理有关单位和群众的来访、来函、负责有关党、政档案业务工作对外联系；
（5）调查了解全院党、政档案工作情况，并就党、政档案的改革等有关问题，提出意见和建议；
（1）根据国家和学院有关档案工作的政策和法规，制定本单位的党、政档案工作的各项管理制度；
（2）指导、监督、检查、协助文书立卷人员做好文件材料的形成、积累和整理归档工作；
（3）对接收入库的党、政档案进行分类、整理、编制多种检索工具，有计划、有步骤地进行档案史料汇编，积极做好档案信息资源的开发工作，为学院各项工作及社会利用档案史料服务；
（4）贯彻执行党和国家关于保守党和国家机密的规定，维护涉密档案的安全。
