山东理工职业学院档案管理办法（修订）

山东理工职业学院档案管理办法（修订）

第一章  总则

第一条  为了加强学校档案工作，提高档案管理水平，充分发挥档案在教学、科研和党政管理等各项工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施条例》《高等学校档案管理办法》等法律法规，结合学校工作的实际情况，特制定本办法。

第二条  本办法所称的档案，是指学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第三条  学校档案反映了学校的发展历程，是评估和衡量学校办学质量和管理水平的重要依据。它为学校教学、科研、管理水平的提高创造必要条件，是办好学校的重要基础工作。

第四条  学校各类档案贯彻统一领导、集中保管的原则，各部门单位应定期向档案室移交档案，任何部门单位和个人不得将应归档的材料据为己有或借故拖延归档。全校教职工有保护档案并利用开放档案的权利和义务。

第五条  学校严格实行各部门单位立卷归档的制度，使档案工作做到“三纳入、四同步”，即：纳入学校的发展规划和工作计划，纳入学校的管理制度，纳入有关人员的职责范围；与学校的其他各项工作同布置、同检查、同总结、同验收。

第二章  机构设置与人员配备

第六条  学校档案工作接受省、市教育行政部门和上级主管部门的领导并在其业务指导、监督下开展工作。

第七条  学校档案工作由学校档案工作领导小组领导，校长任组长，其他校领导任副组长，成员由部门负责人、二级学院院长及校区（人才培养基地）负责人担任，领导小组的主要职责是：

（一）贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学校档案工作规章制度；

（二）将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展；

（三）建立健全与办学规模相适应的学校档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案工作所需设备及经费；

（四）研究决定学校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。

第八条  学校办公室下设档案机要科，负责管理档案室，学校根据档案数量和工作任务确定专职档案员人数。学校各部门单位的档案工作接受办公室档案机要科的指导、监督和检查。

第九条  学校办公室档案机要科的管理职责是：

（一）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，对学校档案工作实行统筹规划、组织协调、监督指导；

（二）拟订并负责贯彻落实学校档案工作规章制度，指导监督学校各部门单位文件材料的立卷、归档及移交工作；

（三）负责接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管归档范围内的不同形式和载体的各类档案；

（四）编制检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源；

（五）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；

（六）开展档案的开放和利用工作；

（七）建立和健全学校档案工作网络，开展学校档案工作人员的业务培训；

（八）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；

（九）开展国内外档案学术研究和交流活动。

第十条  档案机要科科长的工作职责是：

（一）根据上级档案工作的要求和学校实际，提出学校档案工作的总体规划，并列入学校的相关文件；

（二）组织专、兼职档案员参加业务学习及培训；

（三）推进档案室的建设。

第十一条  学校专职档案员的基本职责是：

（一）贯彻执行国家关于档案工作的法律法规和方针政策；

（二）负责接收、整理、鉴定、统计、保管和利用各类档案和有关资料；

（三）开展档案的开发和利用工作，积极为学校师生和社会服务；

（四）编制检索工具，多形式地开发档案信息资源；

（五）指导及协助学校各部门单位做好档案的立卷工作。

第十二条  档案工作实施“分级负责，统一保管”原则，部门负责人、二级学院院长及校区（人才培养基地）负责人为本部门单位档案工作的分管领导。各部门单位指定专人担任兼职档案员，二级学院综合科负责人担任兼职档案员。兼职档案员负责本部门单位的档案收集整理、立卷归档及保管移交工作。

立卷部门单位分管档案工作领导的职责是：

（一）组织本部门单位人员学习档案法规，执行学校档案工作规章制度；

（二）根据学校制订的归档范围及保管期限，按照本部门单位的职能，拟定档案预立卷类目。做好本部门单位归档材料的监督、指导、检查工作，确保案卷质量，并保证归档材料按时移交；

（三）做好本部门单位兼职档案员的工作，帮助他们解决工作中的实际问题。

兼职档案员职责是：

（一）及时收集本部门单位在活动中形成的材料，保证文件的连续、完整性。负责文件材料的保管、整理及立卷归档工作；

（二）对本部门单位归档材料做到组卷合理，编写页码准确，案卷目录填写清楚，案卷标题简明扼要；

（三）整理组卷过程中，注意所管文件材料的安全和保密；

（四）按规定时间向学校档案室提交归档材料。

第十三条  学校专、兼职档案员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。

第十四条  学校对长期接触有毒有害物质的档案工作人员，按照有关法律法规的规定积极采取有效的防护措施防止职业中毒事故的发生，保障其依法享有有关待遇，并按有关规定每年给予一定补助。

第三章  档案管理

第十五条  学校要加强对档案工作的领导，建立健全档案工作的检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，强化责任意识，提高学校档案管理水平。

第十六条  学校对纸质文件材料和电子文件材料实施同步归档。学校文件材料的归档范围参照《高等学校档案实体分类法》的要求分为十三大类，即：党群类、行政类、教学类、科学研究类、产品生产与科技开发类、基建类、仪器设备类、出版类、外事类、财会类、人物类、声像类、实物类。每一类别具体归档范围参照《山东理工职业学院文件材料归档范围和保管期限表》执行。

第十七条  学校实行档案材料形成部门单位立卷的归档制度。

学校各部门单位的档案员按照部门立卷制要求，组织本部门单位的教学、科研和管理等人员对文件材料及时整理和立卷。立卷人要按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律及其相互联系，系统整理组卷，编制页号或件号，制作卷内目录，交本部门档案负责人审查签字后，向学校档案室移交。学校档案室对归档的文件进行整理、分类、编号、编目和排架。

第十八条  归档的文件材料应当质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894-2016）执行。反映学校重大活动和校容校貌等的声像、实物材料，按照归档要求及时归档移交。

第十九条  各部门单位涉及科研成果、产品定型、基建竣工、贵重仪器设备开箱及其他技术项目等鉴定验收工作时，必须按照学校档案实体分类实施细则、文件材料归档工作规范和各部门单位文件材料归档范围，留存完整、准确、系统的文件材料。

第二十条  学校与其他单位分工协作完成的项目，我校至少保存一整套档案，并由相关部门督促协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外，要将复制件送交学校档案室保存。

第二十一条  个人在从事教学、科研、管理等职务活动中所形成的各种载体形式的文件材料，要按照规定及时向档案工作人员移交，集中管理，任何部门和个人不得据为己有。对于个人在非职务活动中形成的重要档案材料，学校档案机要科可通过征集、代管等形式进行管理。

第二十二条  学校各类档案归档时间：

（一）学校各部门单位的文件材料按自然年度归档，于次年6月底前完成立卷归档工作；

（二）二级院部和能按教学年度归档的部门单位的教学类文件材料在次年11月底前完成立卷归档工作；

（三）科学研究类档案应在项目完成后三个月内整理立卷归档；基建类档案应在项目完成通过鉴定、验收后三个月内整理立卷归档；

（四）属于归档范围的声像档案，由摄录人员或承办部门在摄录工作结束后及时收集、整理，一般声像载体材料在完成制作后三个月内归档，照片档案在完成制作后一个月内归档；

（五）学校重大活动和突发事件档案，在活动和工作结束三个月内完成立卷归档工作；

（六）财会类档案在会计年度终后立卷，暂由财会部门保管二年，期满后次年的6月底前归档；

（七）下列文件材料应随时归档：

1.变更、修改、补充的文件材料；

2.学校内部机构变动、职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料；

3.学校领导外出参加重要活动形成的文件材料在活动结束后及时归档。

（八）实物等形式的材料要在活动结束后及时归档。

第二十三条  移交档案必须办理交接手续，填写档案移交清单，一式两份，写明案卷标题、卷内文件材料页数、案卷数量、移交时间等，交接双方签名盖章后，各执一份备查。

第二十四条  档案室定期开展档案的鉴定和销毁工作。对保管期限已满、已失去保存价值的档案，经鉴定、登记造册并报学校党委批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

第二十五条  档案室对馆藏档案采用先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失；对已经破损或者字迹褪色的档案，及时进行修复或复制；对重要档案和破损、褪色修复的档案及时进行数字化，加工成电子档案保管。

档案室定期对所存档案和资料的保管情况进行检查，消除安全隐患，遇有特殊情况，立即向分管校领导报告，并及时联系相关部门进行处理。

第二十六条  档案室在国家需要时应当提供所需的档案原件或复制件。

第二十七条  档案室指定专人负责档案的统计工作，并按有关规定报送档案工作基本情况统计报表。

第四章  档案的利用与公布

第二十八条  学校档案室按国家有关规定公布档案。未经学校授权，其他任何组织或个人无权公布学校档案。属下列情况之一者，不对外公布：

（一）涉及国家秘密的；

（二）涉及专利或技术秘密的；

（三）涉及个人隐私的；

（四）档案形成单位规定限制利用的。

第二十九条  凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，均可以利用已公布的档案。

境外组织或者个人利用档案的，按照国家有关规定办理。

第三十条  查阅、摘录、复制未开放的档案，须经办公室主任同意，涉及未公开的技术问题，应当经档案形成部门单位或者本人同意，必要时报请分管校领导审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密，须经学校保密工作部门批准。

第三十一条  学校档案室提供利用的档案，一般不提供原件。如有特殊需要，需经办公室主任批准。

加盖学校档案公章的档案复制件，与原件具有同等效力。

第三十二条  学校档案室要编制必要的检索工具（著录标准按《档案著录规则》（DA/T18-2022）执行）。

第三十三条  学校档案室是学校出具档案证明的唯一机构。

学校档案室应为社会利用档案创造便利条件。用于公益目的的，不收取任何费用；用于个人或者商业目的的，可根据有关规定合理收取费用。

社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案，学校档案室应当无偿和优先提供。

涉密档案的管理和利用，密级的变更和解密，依照《中华人民共和国保守国家秘密法》和学校有关规定实施。

第三十四条  学校办公室档案机要科要采取多种形式（如举办档案展览、陈列等），积极开展档案宣传工作。

第五章  条件保障

第三十五条  学校档案工作所需经费列入学校预算，以保证档案工作的需求。

第三十六条  学校设立专用的、符合档案管理要求的档案库房。档案库房和业务用房，必须符合国家《档案馆建筑设计规范》的要求，并配置恒温、恒湿设备，做到防火、防盗、防磁、防水、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光等标准要求。

存放涉密档案，声像、电子文件等特殊载体的档案应当设有专门库房，配备相应的设备，确保档案保存的安全。

第三十七条  学校根据档案工作需要为档案室配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。

第六章  奖励与处罚

第三十八条  学校建立科学、规范的档案工作考评机制，将学校各部门单位的档案工作纳入年度绩效考核工作。

第三十九条  对在档案工作中做出下列贡献的部门或者个人，给予表彰与奖励：

（一）在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的；

（二）在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的；

（三）在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的。

第四十条  对具有下列行为之一的有关部门负责人和相关工作人员依法给予处分：

（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；

（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；

（三）涂改、伪造档案的；

（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；

（五）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为已有的；

（六）其他违反档案法律法规的行为。

第七章  附  则

第四十一条  本办法自公布之日起执行。《山东理工职业学院档案管理办法（试行）》（鲁理工职院字﹝2011﹞24号）同时废止。此前学校有关文件与本办法不一致的，按本办法执行。凡与上级主管部门或国家的有关规定相抵触之处，按上级或国家的有关规定执行。

第四十二条  本办法由学校办公室负责解释。

山东理工职业学院    

2024年10月24日