为了提高我院外事类档案(以下简称外事档案)的质量和管理水平,充分发挥外事档案在学院对外交流、教学、科研活动中的作用,并为考核外事档案工作提供依据,特制定本规范。

本规范依据《中华人民共和国档案法》、国务院批准的《科学技术档案工作条例》、国家档案局《机关档案工作建设规范》、国家教委《普通高等学院档案管理办法》、《高等学院档案工作规范》等法律、法规、规章,结合我院实际情况制定。

一、外事档案工作的基本原则

1.学院在与外国团体或个人在学术研究、科技合作、人才交流、友好往来等活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像载体材料,均属外事档案。

2.外事档案必须实行集中统一管理,确保完整、系统、准确和安全,便于开发利用。

3.外事档案工作必须纳入学院外事工作计划、管理制度之中,落实到学院有关部门外事人员的职责范围,做到与布置、检查、总结外事工作同步进行。

4.外事部门要有一位领导分管外事档案工作,由本部门专(兼)职档案员负责收集、积累、归档。

5.努力实现外事档案的科学化管理,大力开发信息资源,为学院教学、科研、人才交流服务。

二、外事档案归档范围的确定

1.确定的原则

(1)归档的外事管理和外事活动中形成的文件材料,必须对学院和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

(2)归档的外事文件材料,必须反映外事管理、外事活动的全过程,保证其完整、准确、系统。

(3)归档的外事文件材料必须遵循其自然形成规律,保持其有机联系,体现涉外工作的职能和特点。

2.归档的主要内容和重点

(1)归档的主要内容包括综合管理,出国(境)、来校任教、讲学、进修、访问、考察、参加国际会议、国际合作、留学生工作等方面,具体范围见《山东理工职业学院外事类归档范围和保管期限表》。

(2)归档的重点是重大涉外和国际合作项目、留学生工作活动中形在的不同载体的文体材料。

(3)本校人员在国外获得的证书、奖状、奖章、奖品,可采取不同方式归档,或存复印、影印体;外国赠送学院的纪念品、礼品,有保存意义的,应归档,不宜长期保存的可存影印件和清单。

3.不归档的材料

(1)上级关于外事工作普发(不专指高校)、不办的文件;

(2)未定稿的各种文件;

(3)未生效的合同、协议书;

(4)无查考利用价值的一般性、临时性函件;

(5)重份文件,校内各单位发来的文件;

(6)与校外单位交换来的材料。

三、外事文件材料的部门立卷与归档流程

1.形成积累

(1)我院外事管理部门是学院外事管理、涉外教学、科研文件材料的归口部门,在来校、出国(境)、国际合作、国际会议活动结束后,负责将与此项工作有关的单位形成的各种外事文件材料,收集、汇总,整理组卷,按规定向学院档案室移交。

(2)归档的外事文件材料,必须用钢笔或毛笔书写,字迹工整、图西图样清晰。

(3)外事文件材料一般归档一份,重要和经常使用的应酌加副本。

2.凡出国(境)学习、访问、考察、讲学、参加国际会议的人员,应在归国后将在国(境)外各项活动中形成的材料交给外事管理部门进行验收后,出具证明,财务部门方可准予报账结算,师资管理部门才准予报到上班。

8.整理组卷

(1)根据外事文件材料的形成规律以及内容、价值、数量、密级和载体等实际情况,保持文件材料之间有机联系和便于查考利用的组卷原则,以内容为主,将每组外事文件材料进行整理,组成一个或数个案卷。

(2)对来校、出国(境)和国际合作、国际合作的文件材料中,上级文件、请示报告、上级批复与国外来往信函等准备阶段的材料,按年度分类组卷,将国内和国(境)外活动期间形成的材料及派出回国后的综合性材料按活动性质,分类组卷,各阶段密不可分的材料按正件在前,附件在后,印件在前,原稿在此,批复在前,请示在后排列。

(3)拆除卷内文件中的金属物,对破损的文件材料进行修补。

(4)外事文件材料主要采用卷皮方式保管,整卷装订。

(5)幅面大于卷皮的文件材料要进行折叠。除与文字材料密不可分者外,其余声像载体的材料、礼品实物,应保持其原状,另行专柜保管。档号与文字材料一致。

(6)以案卷形式保管的外事文件材料,按顺序编写页码,无论单面或双面只要有书写符号的文件材料,每面均为一页,每卷页号均从1开始,页号位置标在非装订一侧的下角。

以盒(袋)装形式保管的外事文件材料,以件为单位,在每件文件材料的右上角盖上有单位名称、档号、件号的戳记章逐项填写。

(7)填写卷内目录。归档的案卷必须填写卷内目录。卷内目录可打印或用钢笔正楷填写、字迹要工整、清晰,文面要整洁,不得涂改。

每个案卷组成以后,都要填写备考表,写明本案卷文件材料的总页数,并对文件材料的完整、准确程度,损坏缺少情况加以说明,案卷内文件材料需要变更、修改时,由档案管理人员随时在备考表上注明。

(8)外事管理部门要进行归档前的鉴定工作,按规定提出每个案卷内部文件的保管期限和密级的意见,经单位主管领导同档案室协商后确定。

4.归档验收

(1) 由归档人员填写归档说明书,说明书放在第一卷的卷内目录之前。

(2)移交档案时交接双方必须当面检查验收,凡不符合要求者,档案部门应拒绝接收,要求限期补正。

(3)移交时填写移交目录,移交目录一式二份,双方各执一份备查。

(4)外事档案在次年6月底前归档。

四、外事档案的管理

1.分类编号

(1)按《中国档案分类法——教育档案分类表》进行分类标引,给出检索分类号。

(2)根据外事档案的内容构成和形成特点,编制用于档号的二级类目代号简表。

(3)外事类档案号=年度号+外事档案分类号+案卷号

模式如下:

案卷号按最下位类目流水。年度按自然的年度,留学生按入学的年主工(“级”)

2.编目

(1)每卷档案脊背上填写档号,也可以另行贴上注有档号的标签,标签下沿的位置距离底边40毫米处。

(2)编写外事档案目录,按档案归档时间先后顺序,以案卷为对象填写。

(3)按照GB—3972。5-85《档案著录规则》编制外事档案案卷级、文件及著录卡,作为手工检索和计算机采用集卡使用。

(4)认真登记外事档案专题目录、分类目录

3.排架、保管

(1)按档号顺序排架

(1) 按《山东理工职业学院档案业务建设规范》有关规定要求进行保管。

4.鉴定和销毁

按《山东理工职业学院档案业务建设规范》有关规定执行。

5.统计

按《山东理工职业学院档案业务建设规范》有关规定执行。

五、外事档案的开发利用

1.大力开发利用外事档案,为提高本校教学、科研水平,社会效益和经济效益服务。

2.借阅

按《山东理工职业学院档案业务建设规范》有关规定执行。

3.咨询服务、指导交流

(1)指导利用者使用各种检索工具,回答利用者提出的问题。

(2)了解和掌握本单位外事活动状态,定期编制外事档案汇编和编辑参考资料,积极为利用者提供服务。

(3)结合本单位管理现代化的进程,创造条件,逐步应用计算机进行外事档案的检索,提高开发利用外事档案的能力。

六、外事档案工作岗位责任制

1.分管外事工作的校领导职责

(1)组织学院贯彻《档案法》及有关档案工作的方针政策,把档案工作列入工作计划;

(2)定期检查和研究外事档案工作中存在的实际问题。

2.与外事活动有业务联系的各部门领导职责

(1)重视和健全有关的管理制度,确保外事档案工作全面纳入本部门工作之中,并认真执行。

(2)按本部门外事业务活动的程序、形式、积累收集外事文件材料。在工作结束后,将材料汇集、检查,送交外事管理部门。

3.学院外事管理部门领导职责

(1)制定和健全外事工作管理制度,确保外事文件材料的形成积累,将外事档案工作纳入外事管理之中,并监督各部门执行。

(2)指导本部门专(兼)职档案人员的工作,关心其工作条件的改善和工作素质的提高;

(3)指导、监督按外事活动的程序,将整个活动中形成积累的外事材料整理组卷,按期向学院档案管理部门移交;

(4)指导外事档案的鉴定工作。

4.外事管理部门专(兼)职档案员职责

(1)在部门负责人的领导下,作好外事档案材料的平时积累工作;

(2)会同部门领导,检查与外事活动有关单位交来的外事文件材料是否完整、系统、准确,经检查合格后再办理移交手续;

(3)将收集、积累的外事文件材料,整理组卷装订,做到组卷合理,编目清楚,标题准确,装订整齐,并及时向档案室移交。

(4)完成学院档案部门委托办理的其他有关任务。

5.学院档案部门职责

(1)根据国家有关档案工作的政策和法规,制定本单位外事档案工作各项管理制度;

(2)监督、指导、检查、协助外事部门作好科技文件材料形成、积累、整理、归档工作,检查验收外事档案是否完整、准确和系统;

(3)负责外事档案的接收、保管、组织鉴定、统计和利用等业务工作;

(4)积极开发利用外事档案资源,充分发挥其作用;

(5)遵守国家有关法规,保证外事档案的安全。